PM으로 일을 하다 보면 시간관리가 업무 처리 및 효율 관점에서 얼마나 중요한지 뼈저리게 느낀다. 시간관리를 잘 못한 하루는 돌이켜보면 이도저도 아닌 하루가 되는 경우가 허다하기 때문이다.
멀티태스킹의 허구와 비효율성
대부분의 사람들이 멀티태스킹이 생산성을 높인다고 믿는 편이고 나 또한 한때는 그랬다. 하지만 실제로는 역효과를 낳는다. 우리가 생각하는 이상적인 멀티태스킹은 존재하지 않으며, 결국 주의가 필요 없는 작업이 자동으로 진행되는 백태스킹(backtasking) 또는 주의가 필요한 여러 작업을 번갈아 수행하는 스위치태스킹(switchtasking) 중 하나에 지나지 않는다. 스위치태스킹은 작업 간 오가는 과정에서 시간과 에너지를 낭비하게 만들고 결과적으로는 업무 효율성과 정신 건강에 그다지 좋은 영향이 없다. 효과적인 시간 관리를 위해서는 가능한 주의 전환을 최소화하는 것이 핵심이다.
스위치태스킹의 숨은 비용
스위치태스킹을 하다 보면 작업 간 전환할 때 추가적으로 시간 비용이 발생되는데 이는 하루에도 수백 번씩 반복된다. 첫 번째 비용은 작업 속도의 저하인데, 한 번에 하나의 작업을 수행할 때보다 최대 두 배의 시간이 걸릴 수 있다. 두 번째 비용은 작업의 질 저하 및 실수 증가다. 명확한 지시를 받았는데도 불구하고 오류가 발생하는 경우가 생기는데 이는 능력 부족이 아니라 스위치태스킹의 결과라 봐도 무방하다. 세 번째 비용은 스트레스 증가인데, 지속적인 주의 전환이 정신적 피로를 가중시키기 때문이다. 그 말인즉슨 스위치태스킹을 줄이면 상대적으로 더 많은 자유 시간, 실수 감소, 스트레스 완화라는 긍정적인 효과를 얻을 수 있다는 말이기도 하다.
생산성을 결정하는 세 가지 원칙
공간, 마음, 시간이라는 세 가지 원칙이 생산성을 좌우한다.
1. 공간
공간은 물리적·디지털 작업 공간을 의미한다. 누구나 책상이나 데스크톱 폴더 정리를 하고 나면 집중력이 향상되고 시간이 절약되는 경험을 해본 적이 있을 것이다. 실제로 책상 위에 실물의 박스를 두고 일과 중 미처 처리하지 못한 물건이나 문서를 우선은 넣어두고, 주중에 시간을 정해서 박스를 비우는데 할애하는 것이 하나의 방법이다. 이렇게 하면 틈틈이 쌓이는 물건이나 자료를 처리한다고 허비되는 시간이나 리소스를 절감할 수 있을 것이다.
2. 마음
마음은 집중력을 유지하는 능력과 관련이 있으며 산만한 생각과 방해 요소를 줄일수록 업무의 질과 삶의 질이 개선되는 효과가 있다. 할 일이 많을수록 해야할 일들에 대한 생각으로 머리가 꽉 차고, 꽉 찬 머리로는 제대로 일을 하기가 쉽지 않다. 뭔가 주의가 산만하면 생산성도 떨어지고 논리적인 사고와 효율적인 소통을 하기도 어려워진다. 미처 처리하지 못한 업무에 대한 생각이 번쩍 든다면 우선 지정된 정리 공간에 배치를 하자. 간단히 메모를 작성해 1에서 얘기한 실물 박스에 넣어두는 것과 같이 말이다. A라는 업무를 하다가 B라는 업무에 대해 생각이 들어서 스위치태스킹을 시전한다고 하면 결과적으로 A와 B
3. 시간
시간은 자신을 위해 설정하는 일정을 총칭한다. 내게 주어진 시간을 가장 중요한 활동(Most Valuable Activities, MVA)에 집중하면 경력 성장과 균형 잡힌 삶을 유지할 수 있다. 이를 위해서 가장 먼저 정할 것은 나에게 딱 맞는 달력이다. 크게는 종이와 디지털 달력 중의 선택이다. 달력 유형을 정하고 나면 다음의 6가지 법칙을 통해 최상의 결과를 도출해보자.
- 달력을 일종의 시간 예산표로 생각하자. 달력에 일정을 적어 넣을때마다 정해진 금액의 계좌에서 돈을 인출한다고 생각하는 것이다. 예산 안에서 살고 절대 초과할 순 없는 셈이다.
- 중복 일정을 절대 잡지 않는다. 그럴수록 시간의 빚을 지고 스위치태스킹으로 인한 비용이 발생할 확율만 높아진다.
- 달력에 넣지 않은 일정에 대해서 약속하지 않는다. 적혀 있는 일정에 대해서만 약속을 해야 필요한 시간과 노력을 할애할 수 있다.
- 달력 자체를 나와, 그리고 타인과의 약속으로 간주하자. 일정을 적어넣을 때 산정한 시간을 지키려고 노력하자는 것이다.
- 장기적으로 사고하자. 당장 이번주에 해낼 수 있는 것과 해내지 못할 것에 대해서 걱정하지 말자. 관점을 확대하면 실제로 걱정 이상으로 시간이 넉넉하다는 것을 깨달을 수 있다.
나에게 맞는 시간 관리
궁극적으로 생산성을 높이기 위해서는 자신의 가장 취약한 영역을 파악하고 개선하는 것이 무엇보다 중요하다.이 세상에는 다양한 유형의 사람이 존재한다. 고로 한 가지의 시간 관리법이 모두에게 통용될 순 없고 결국 나 자신에게 맞는 시간 관리법을 찾고 운영하는 것이 중요하다. 습관을 지속하기 위해 정기적인 알림과 피드백을 설정하거나 일종의 회고 루틴을 세우는 것도 하나의 방법이다. 친구나 동료 등 내가 아닌 다른 사람과 공유를 해두면 실천 가능성이 높아지기도 한다.
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